La bandeja de entrada de nuestro correo electrónico es uno de los
elementos que más miramos en nuestro ordenador o dispositivo móvil, pues
siempre hay algún mensaje pendiente de contestar, alguna novedad que
acabamos de recibir y, seguramente, muchos mensajes con tareas por
hacer. Por ello, mantener la bandeja limpia nos ayudará a aprovechar
mejor nuestro tiempo.
¿Cuántos mensajes sin leer tienes ahora mismo en tu bandeja de
entrada? Hoy en día, es fácil recibir decenas de mensajes al día,
dejando a un lado el spam o correo no deseado, ya que
constantemente estamos enviando o recibiendo mensajes, comunicándonos
con amigos, familiares, compañeros de trabajo, recibiendo avisos de
nuestras redes sociales, ofertas de tiendas online... En definitiva, el correo electrónico
nos es muy útil pero también nos quita mucho tiempo, tiempo que
seguramente podríamos dedicar a otras tareas. Limpiar tu bandeja de
correo periódicamente te ayudará a dedicarle menos tiempo a buscar mensajes antiguos, ya que sabrás dónde encontrarlos. Además, te agobiarás menos.
Antes de empezar a enumerar consejos y trucos para
mantener a raya tu correo electrónico, quiero recordar que existe mucha
literatura al respecto, por lo que no hay unas reglas fijas. A cada
persona le parecerán más o menos aceptables ciertas prácticas que otras.
Todo depende del número de mensajes que recibas cada día y de qué tipo
de mensajes se trate.
Si recibes mucho correo no deseado o spam, la solución se limita a utilizar un buen sistema antispam.
Pero si el problema está en que recibes muchos mensajes y no sabes qué
hacer con ellos, hay muchas soluciones al respecto. Por ejemplo, el
método o sistema Inbox Zero
es un buen primer paso, pues ofrece consejos para este fin. Veamos
algunos consejos para limpiar tu bandeja de correo electrónico.
Recibe menos mensajes
Es una obviedad que hay que recordar: para limpiar tu bandeja de correo más fácilmente, el primer paso es tener el menor número de mensajes posibles. Para ello conviene analizar qué tipo de mensajes recibimos
en nuestra bandeja de entrada. Está claro que los mensajes de nuestros
amigos, familiares, compañeros de trabajo o jefes son importantes, pero
¿qué ocurre con las notificaciones de redes sociales, los boletines, las promociones
de tiendas online a las que hace mucho que no vas, las actualizaciones
de servicios como Google Calendar? No siempre necesitamos estar
suscritos a mil boletines, ya que muchas veces ni los leemos. Procura
desuscribirte de los que no leas y desactiva las notificaciones que no
sean imprescindibles. Hay que destacar que Gmail haya incluido nuevas
pestañas para diferenciar este tipo de mensajes, si bien no deja de ser
un arreglo temporal.
Otro tema relacionado con recibir menos mensajes es el de redactar bien tus correos electrónicos para no recibir mil respuestas. Es decir, si pides algo, procura dejar claro
a la persona en cuestión lo que necesitas de ella, para cuándo, etc. y
así evitarás una conversación con varios mensajes que no conducen a nada
y os hacen perder tiempo a ti y al destinatario del mensaje original.
Procesa los mensajes recibidos
Aunque los servicios de correo web actuales, como Outlook, Gmail o Yahoo!, cuentan con buenos buscadores, no está de más crear carpetas o etiquetas
para clasificar los mensajes recibidos. Así te será más fácil encontrar
mensajes relacionados con tu trabajo o tu vida personal, ya que el
buscador se centrará en un tipo de mensajes concretos y no todo el
montón de correos que guardes en tu cuenta. Sobre qué tipo de categorías
crear, todo depende de ti. Si utilizas un sistema de gestión de tareas,
por ejemplo.
Incluso puedes crear filtros o reglas, vía web o
desde clientes de escritorio o móviles, que muevan mensajes recibidos en
la bandeja de entrada a esas carpetas, para así procesar de una sentada mensajes
de distintos temas. De esta forma podrás priorizar si miras mensajes
del trabajo el fin de semana o de tus amigos mientras estás trabajando,
por citar dos ejemplos prácticos.
Y en el caso de Gmail, no hay que olvidar la opción "Archivar", que
quita los mensajes de la bandeja de entrada si ya los has leído pero los
mantiene en tu espacio virtual para encontrarlos si los buscas. Así consigues vaciar la bandeja de entrada sin necesidad de crear carpetas en las que guardar esos mensajes.
Elige bien tu cliente de correo
Al crear una cuenta de correo electrónico, seguramente uno de los
motivos habrá sido el espacio que ofrece el servicio. Sin embargo, le
prestamos poca atención a otras funciones, como el
filtro antispam o las opciones de personalización y configuración. Por
otro lado, muchas veces usamos el cliente por defecto del servicio
(Gmail, Outlook, Yahoo!...) en lugar de buscar un buen cliente
que nos ayude a gestionar muchos mensajes cómodamente. En este sentido,
hay grandes gestores de correo que te ayudarán a catalogar los mensajes
automáticamente o te los mostrarán ordenados, como Unibox para OS X, Inky para Windows y Mac o Boomerang para Android, por citar algunos.
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