La arquitectura empresarial como Estrategia

Podría parecer muy extraño que nos hagamos la siguiente pregunta, pero igual vale la pena cuestionarnos ¿Cuál es el valor de negocios de la informática? ¿Servirá todo ese esfuerzo de “digitalizar” la compañía? ¿Ayuda a la ejecución, en la innovación? ¿Cuáles son los síntomas que nos dicen que necesitamos una arquitectura empresarial?

El hablar de arquitectura empresarial siempre trae sospechas, ya que en nuestros países la eficiencia de recursos es una prioridad y este parecía un tema lejano.  Una serie de estudios de Jeanne W. Ross y Peter Weill del MIT Sloan y David C. Robertson del IMD International reflejadosen el libro “Enterprise Architecture as Strategy: Creating a foundation for Business Execution” del 2006, nos muestra varios datos que compartiré con ustedes.

Primero que todo estos estudios fueron hechos durante 10 años (1995-2005) en 456 empresas a nivel mundial. Algunas de esas compañías hicieron un compromiso para cambiar en su forma de operación y afirmaron que usarían a TI para ejecutarlo. Al principio, el propósito de la investigación era encontrar maneras innovadoras y revolucionarias de mejorar la arquitectura de TI, pero estaban frustrados ya que no descubrían cómo.  La frase de Einstein refleja su dilema:

Los problemas significativos que enfrentamos, no se pueden resolver con el mismo nivel de pensamiento con que fueron creados

Ya no se debía pensar solo en Arquitectura de TI se tenía que hablar de Arquitectura Empresarial, y más aún en términos de integración y estandarización de procesos de negocios. Así se proporcionan bases estables que hacen a las empresas más eficientes y ágiles que sus competidores.  Su mayor descubrimiento fue que esta herramienta se podía usar como una arma competitiva para enfrentar nuevas oportunidades de negocios.

Compañías como ING Direct, CEMEX, Google siguen creciendo y haciendo dinero. Se cree que lo hacen mejor, gracias a que tienen mejores bases para la ejecución.  Estas compañías tomaron decisiones trascendentales con respecto a qué operaciones se tienen que ejecutar bien e implementaron sistemas de TI para digitalizar estas operaciones.  Estas acciones hacen de TI un activo real y lo convierten en la base para la agilidad de los negocios.

En una encuesta hecha a 103 compañías de Estados Unidos y Europa acerca de los procesos de negocio habilitados por TI, el 34% habían digitalizado sus procesos principales.  En relación a sus competidores estas compañías tenían mayor rentabilidad, mayor agilidad de respuesta hacia el mercado y obtenían mayor valor de sus inversiones de TI.  Además, tenían mejor acceso a datos compartidos de los clientes, bajo riesgo en fallas en los sistemas de misión crítica, y mayor satisfacción en los mandos superiores con respecto a la tecnología.  Adicionalmente quienes habían digitalizado sus procesos principales tenían un costo menor de TI del 25% . Estos son algunos de los beneficios de una base efectiva para la ejecución. El libro da referencias amplias de estos estudios.

¿Qué es una base efectiva para la ejecución?

Primero, se deben automatizar tareas rutinarias y que sean ejecutadas de forma confiable y predecible sin requerir ningún pensamiento. La base efectiva para la ejecución digitaliza esos procesos rutinarios dándoles confiablidad y predictibilidad , para que se den de la manera correcta.

En pocas palabras, una base efectiva para la ejecución es la infraestructura y los procesos digitalizados, automatizando las capacidades principales de la compañía.

Por el contrario, qué demuestra que no se tiene una buena base efectiva para la ejecución. En varias docenas de visitas a compañías aprendieron a reconocer algunos signos:

• Diferentes partes de la compañía dan respuestas diferentes a las mismas preguntas del cliente.

• Satisfacer un nuevo requerimiento o reporte requiere un gran esfuerzo coordinado de la presidencia o gerencia y una inversión significativa de infraestructura.

• El negocio adolece de agilidad - cada nueva iniciativa estratégica es como empezar desde cero.• TI es un cuello de botella.

• Hay diferentes procesos de negocios que están ejecutando la misma actividad en la compañía, cada uno de ellos en un sistema diferente.

• La información necesaria para crear productos claves o decisiones sobre clientes no está disponible.

• Un parte significatia del trabajo de la gente consiste en extraer datos de una serie de sistemas, manipularla, e ingresarla en otros sistemas.

• La alta dirección teme discutir los contenidos de la agenda de TI.

• No sabemos donde nuestra compañía obtiene buen valor de TI.

Una base efectiva para la ejecución depende de un estrecho alineamiento entre los objetivos de negocio y la capacidades de TI.  Uno de los temas más importantes es cuánto gastamos en interconectar nuestros sistemas. 

Un ejecutivo de un banco de inversión declara que "el 80% del código de programación de su compañía es para unir diferentes sistemas. Estos sistemas  ejecutan todas las transacciones, sin que exista intervención humana. Y eso es un milagro que funcionen", según el ejecutivo.  Al día de hoy esos sistemas están siendo reemplazados por unos que la compañía adquirió.

A ninguna compañía le gusta depender de los milagros. Ellas quieren tecnología que soporte sus procesos existentes. Y además la quieren también para los procesos futuros. 

¿Cómo hacer para construir una base efectiva para la ejecución?

La base efectiva para la ejecución resulta de una cuidadosa selección de procesos y sistemas de TI que van a ser estandarizados e integrados. El proceso de construcción requiere un gran compromiso de concentración. Eventualmente cuando las actividades de negocio rutinarias se convierten en automáticas, el resultado se vuelve predecible y la base efectiva para la ejecución agrega otra capa. La identidad de la compañía se vuelve más clara y los ejecutivos pueden enfocar su atención en el futuro.

Para crear una base efectiva para la ejecución las compañías deben dominar tres disciplinas clave:

1. Modelo Operativo: es el necesario nivel de integración y estandarización de los procesos de negocios para entregar bienes y servicios a los clientes.

2. Arquitectura Empresarial: es la organización lógica para los procesos de negocios y la infraestructura de TI, que refleja los requerimientos de integración y estandarización del modelo operativo.

3. Modelo de “Engagement” de TI: son los mecanismos de gestión para asegurar que los negocios y los proyectos de TI alcancen tanto los objetivos locales y de toda la compañía.

¿Por qué una base efectiva para la ejecución es importante?

La investigación encontró que las compañías que tienen una sólida base tienen mayor rentabilidad, respuesta rápida al mercado y costos menores de TI. Compañías sin una base sólida encaran graves riesgos que no estaban presentes hace diez años. Los sistemas que son improvisados para responder a cada nueva iniciativa de negocios crean rigidez y costos excesivos porque la complejidad no agrega valor. Y sin duda, la agilidad en los negocios es una necesidad estratégica.

Crear la base efectiva para la ejecución no es rápido ni fácil, el libro da algunas pautas y ejemplos prácticos para comenzar esta travesía. Entre los pasos a seguir están:

1. Definir un modelo operacional

2. Diseñar y implementar una arquitectura empresarial

3. Adoptar un modelo de “Engagement” de TI importante aclarar que esto no es un mapa detallado de los sistemas, datos y tecnología.  

Sin tratar de reproducir el libro en detalle, me parece que es la primera vez que encuentro un enfoque de la arquitectura empresarial que da una visión real de como aplicarlo y alcanzarlo. Cada ves es más evidente que el profesional no puede ser solo IT, tiene que ser Negocios/IT. Este libro nos da una ruta que es recomendable seguir. Dándole a negocios procesos automatizados y predecibles  y permitiéndole enfocarse en tareas de alto valor como innovar, crear alianzas e identificar nuevas oportunidades.